Hay ocasiones en las que tienes demasiadas cosas por hacer que incluso necesitas más tiempo del necesario para poder realizarlas. Has priorizado, has planeado, has delegado, has tratado de enfocarte. La próxima frontera es aumentar tu eficiencia para que te pueda tomar menos tiempo realizar tus tareas y sin bajar tu calidad.
Pero, exactamente qué estrategias funcionarán mejor para que la puedas emplear dependiendo de la situación.
Estas cinco estrategias pueden ahorrarte horas cada semana.
Aclarar las expectativas reales
Cuando asumas una tarea importante, habla con las partes interesadas sobre los resultados que esperan obtener. Al aclarar lo que realmente se necesita y a qué nivel, puedes ahorrar horas de tiempo en decidir qué hacer y cómo hacer las tareas.
Reutiliza material anterior
Tu capacidad para reducir el tiempo al reutilizar y reciclar el trabajo dependerá de tus responsabilidades particulares. Pero donde puedas, copia, pega, y edita. Eso podría ocurrir con correos electrónicos, presentaciones, capacitaciones, propuestas y casi cualquier otro tipo de actividad en la que estés comunicando algo muy similar.
Esta estrategia ha demostrado ser muy útil. Cuando te presionen para ganar tiempo, lucha contra la necesidad de actualizar o cambiar completamente los materiales, y usa algo que ya tienes para ahorrar horas y entregar el mejor contenido.
Desarrolla plantillas y emplea un checklist
Para acelerar los procesos en tu rutina, crea plantillas y checklist. Por ejemplo, crea una plantilla de correo electrónico que completes cada año para enviar a tu contador con información fiscal de fin de año. Y sobre una base mensual, revisa un checklist de tus finanzas.
Es posible que puedas crear plantillas para diversas actividades como informes semanales, presentaciones o minutas de reuniones. Tanto las plantillas como los checklist te permiten hacer un buen trabajo en menos tiempo porque no necesitas dedicar tiempo a recordar qué hacer o decidir el próximo paso.
Hazlo una conversación
Dependiendo de lo que necesites lograr, puedes ahorrar tiempo compartiendo verbalmente lo que has hecho. Por ejemplo, tal vez tu gerente te pidió investigar un tema en particular. En lugar de redactar una presentación formal, puedes lograr tus propósitos en menos tiempo al tomar notas y luego comentar tus conclusiones durante una reunión individual.
Esta estrategia también puede funcionar bien si necesitas comunicarte sobre conceptos más abstractos, como el diseño.
Utiliza la técnica Time Box
Finalmente, una estrategia para seguir haciendo un buen trabajo en menos tiempo es decidir de antemano cuánto tiempo dedicarás a una tarea particular o parte de una tarea, y luego cumplirla. El Time Box no garantiza que terminarás el trabajo en el tiempo asignado. Sin embargo, definitivamente puede ayudar con el enfoque. Y la decisión anticipada sobre la inversión de tiempo ayuda a la Ley de Parkinson, el trabajo se expande para completar el tiempo asignado para que funcione en tu beneficio.
Todos tenemos nuestros límites, así que no puedo prometer que todo se resolverá usando las estrategias anteriores. Pero cuando empleas estas técnicas, te aseguro que sí veras cambios positivos en tus tiempos.
